เนื่องจากวิทยาลัยเซาธ์อีสท์บางกอกได้รับอนุญาตให้จัดตั้งสถาบันการศึกษาขึ้นเมื่อวันที่ ๒๙ มีนาคม ๒๕๔๒ มีอายุยาวนานมา ๒๐ ปี เอกสารส่วนใหญ่ยังคงกระจัดกระจายอยู่ตามหน่วยงานต่างๆ บางส่วนก็สูญหายตามกาลเวลา การรวบรวมจัดเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบเท่าที่ควร ไม่มีการบันทึกภาพกิจกรรมเหตุการณ์ต่างๆที่วิทยาลัยจัดขึ้นหรือจัดร่วมกับหน่วยงานภายนอกวิทยาลัย คณะกรรมการบริหารวิทยาลัย จึงมีมติเห็นชอบให้ดำเนินการจัดทำหน่วยงานหอจดหมายเหตุขึ้น ซึ่งเป็นแผนกที่อยู่ในสำนักหอสมุด ทำหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการจัดหารวบรวมเอกสารและพัฒนาการของวิทยาลัย หน่วยงานทุกระดับ ตั้งแต่ สำนัก คณะสาขาวิชา หน่วยงานพิเศษ คำสั่ง ประกาศ งานและเกียรติคุณของบูรพาคณาจารย์ ผู้อุปถัมภ์ ดุษฎี-บัณฑิตกิตติมศักดิ์  ศิษย์เก่า เหตุการณ์สำคัญที่มีผลกระทบต่อวิทยาลัย ประวัติบุคคลสำคัญที่ควร   ยกย่องเชิดชูเกียรติ อาคารสถานที่ แผนที่ แผนผัง บันทึกข้อตกลงความร่วมมือทางวิชาการ (MOU) รูปภาพ กิจกรรมที่เกี่ยวกับวิทยาลัย วิดีทัศน์ประวัติย่อวิทยาลัยเซาธ์อีสท์บางกอก ที่สามารถเก็บรวบรวมไว้ได้ในหอจดหมายเหตุ